במאמר זה אסביר על איך לעשות היערכות נכונה לאירוע, אם יישארו לכם שאלות אתם מוזמנים לצור אייתנו קשר ונשמח לייעץ לכם.
גשם בחתונה
בשנים האחרונות, אנחנו עדים לשינויים גדולים, לפעמים לא צפויים במזג האוויר.
גשם באוגוסט עדיין לא ראינו, לאירועים ביולי אוגוסט יש להערך עם מזגנים, מצננים ומאוורים כמו גם הצללה, לאירועים שנערכים בשעות היום.
כמי שעוסק בהפקת אירועים הרבה שנים, לא אשכח אירוע באמצע אפריל, שתוכננן 5 חודשים קודם, להערך כאירוע ביער בחוץ וערב קודם עקב סופות ברד קשות, נכנסנו לתוך בית עם אוהל מקורה, זה גם קורה.
היערכות נכונה לאירוע מקצועית
לפני שבועיים, אמצע אוקטובר, הוזמנתי לחתונה, כיף להגיע לאירועים שאנחנו לא עובדים בהם.
מעבר לחוויה ולבילוי, נקודת המבט שלי כוללת התסכלות על הצוות, על עריכת השולחן עיצוב המקום וניהול האירוע.
חלילה לא מנקודת מבט ביקורתית, עשינו אין ספור קייטרינג לאירועים קטנים, נקודת המבט שלי היא מעבר לאורחת שבאה לשמח חתן וכלה.
אוקטובר עונת מעבר, גשם בהחלט ייתכן, ויש להערך לו.
תחזיות מזג האוויר ברורות, ע״פ רוב מדוייקות. יש להתייחס אליהן ברצינות.
לפני כל אירוע אנחנו בודקים תחזית שבועיים קודם יש כבר צפי, בד״כ מדוייק, ועוקבים מידי יום עד יום יומיים לפני האירוע, שם עוד ניתן לבצע שינויים ולהערך בהתאם.
היערכות נכונה לאירוע – מזג האוויר
באירוע בו הייתי, משפחה, אנשים שאני מאוד אוהבת, אירוע שהתקיים בגן אירועים מאוד יפה, אין ספק שבערב קייצי המקום הנו מיקום מושלם.
הגענו להתכנסות, היא נערכה בחוץ מתחת לכיפת השמיים, תוך 5 דקות מהגעה, גשם מבול, אורחים אני מעריכה ש 500 איש, נרטבים מכף רגל ועד ראש, אין מחסה, מנהלי האירוע מסרבים לפתוח את הדלתות לאולם המקורה, לא ברור מאיזה סיבה,
אולי האולם לא מוכן, אולי פשוט נערכו להתכנסות בחוץ אחרי רבע שעה וצעקות דלתות נפתחות, תור גדול של אנשים בגשם עז, נשים הפן המושקע בשיער נהרס, האיפור רטוב, בגדים של כולם ספוגים מים, נכנסים לתוך אולם מקורר עם מיזוג על קור, גברים מורידים חולצות וניגשים לשרותים לייבש אותם במייבש ידיים….
התכנסות בסוף הועברה פנימה וגם מנות פתיחה, החתן מתעקש על חופה מתחת לכיפת השמיים, האורחים תוהים האם הכילה מעל החופה שנראית כמו בלון מאוד יפה, האם המים יפלו תוך כדי החופה או היא תחזיק מעמד?!
החופה החזיקה, הייתה חופה יפה מאוד אם כי קרה מאוד, בעמידה כי הכסאות היו מלאים מים.
האירוע בסופו של דבר היה מקסים, הגענו לשמח חתן וכלה וכך עשינו היה אירוע שמח עם הרבה חברה צעירים, נמשך עד אמצע הלילה, החתונה וגם האירוע עברו בשלום, עם אוכל טוב ומקום יפה. כל ההערכות בהתחלה, הייתה יכולה להתנהל הרבה יותר טוב.
היערכות נכונה לאירוע – כאשר מטפלים בהפקת אירועים או בקייטרינג לאירועים קטנים יש לדאוג למכלול הדברים שקשורים לאירוע, אוכל טוב, מקום יפה, צילום, תאורה, תקליטן, להקה, סידורי פרחים חנייה מסודרת, שרותים נקיים, אווירה טובה ועוד הרבה אחרים. ההערכות מסביב חייבת להיות מתוכננת על מנת לאפשר מקסימום הנאה לאורחים.
מאחלת רק שמחות לכולם,
1. הכנה מראש: יש לבחור את המקום, לארגן את הסידור היומי של האירוע, ולשלוח הודעות ראשונות לכל האורחים.
2. בחר בנושא שישמח את הגולשים: בחר בנושא שיתאים לאורך של האירוע שלך והנה את הצורך של הגולשים.
3. שמור על דיוק: בדוק מראש את הפרטים הקטנים כגון הזמנות לאורחים, מפרטי הסעות, אפשרויות לתמיכה בכל נוגע לאירוע ועוד.